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网络环境下高校资料室的科学管理与信息服务
作者:未知 如您是作者,请告知我们
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  摘 要: 在网络环境下,高校资料室的管理与信息服务内容与形式都发生变化,为充分适应时代发展需要,有效满足广大读者的实际需求,各高校资料室必须加强科学管理与信息服务工作。本文对网络环境下高校资料室服务的变化进行论述,分析网络环境下高校资料室管理与服务中存在的问题,并在此基础上探讨网络环境下加强高校资料室科学管理与信息服务的有效策略。 
  关键词: 网络环境 资料室 科学管理 信息服务 
  自进入二十一世纪以来,互联网技术、计算机技术及信息技术的快速发展和广泛应用加快了高校传统资料室服务模式的转变,并为高校内部文献信息资源的共享提供了支持。高校资料室是高校内部文献信息资源保障系统的构成部分,是高校图书馆为教育教学及教研活动提供信息服务最基本最直接的单位,资料室的管理水平及信息服务质量对高校教育教研质量有直接性的影响。所以,高校必须高度重视资料室的管理与服务工作。 
  1.网络环境下高校资料室服务的变化 
  1.1服务模式方面 
  在当前网络环境下,高校资料室的服务模式已经从过去的以书籍为主转变为以读者为主。以书籍为主的服务是以资料室藏书为中心开展相应的服务工作,而资料室藏书的规模及布局则直接决定了读者服务水平及范围,读者一直处在被动地位。随着网络时代的到来,人们获取各种信息资源更加方便。高校资料室管理人员应加强对专业读者相关的文献信息资源需求的研究,为广大读者提供更具针对性的个性化服务。资料室管理人员可利用网络平台向读者传递不同载体的文献信息资源,以尽可能满足读者的实际需要[1]。 
  1.2服务观念方面 
  过去高校资料室的管理与服务重藏轻用,这类服务理念已经难以满足当前网络环境下读者对文献信息资源的实际需要。高校资料室可对纸质文献资源及各种网络信息资源进行深入开发和利用,以有效达到文献信息资源的共建共享目的,使资料室服务观念的多样性、开放性及针对性更强。 
  1.3服务内容方面 
  网络环境下的高校资料室的服务内容出现变化,从外借服务方面讲,资料室管理人员只需借助高校资料室网页即可为读者提供常规性服务。例如,对高校资料室的简要概述、对资料室藏书的结构布置等各个方面内容。读者随时随地即可实现所需文献资料的网络预约或续借,为其提供便利。从阅览服务方面讲,高校资料室管理人员可利用网络平台将文献信息传送给读者。从咨询服务方面讲,在网络环境下读者无须到高校资料室,只需利用电子邮件等相应工具即可获得优质高效的服务。 
  2.网络环境下高校资料室管理与服务中存在的问题 
  2.1信息服务能力相对薄弱 
  互联网时代的到来,大大促进数据库技术、光盘技术及数字资料室的快速发展,巨量的信息资源不断产生,过去单一、单项及静态的服务模式已经难以满足社会大众对信息服务快速、专业等方面的需要。所以,高校资料室在信息服务过程中,基于信息技术的自动化服务模式逐步取代以往的手工服务模式已经成为必然趋势。但高校各部门依然将资料室的功能作用局限在过去的借书与还书方面,尚未对资料室的真正功能有深刻的认知,导致高校对资料室建设的投入相对较少,阻碍高校资料室的自动化发展,其信息服务模式始终处在以往的状态,信息服务质量难以进一步提升。 
  2.2人员配置不到位 
  高校资料室最重要的功能是为学校教学教研及教育管理等工作提供基本的文献信息服务,而要充分发挥资料室的这项功能,高校不仅要加强硬件设施建设,还要为资料室配置充足的具有一定专业水平的工作人员。但从实际情况看,一些高校尚未意识到资料室的真正功能,对其在学校教育、教学、教研活动中重要性没有深刻认知。所以,高校对资料室的人员配备问题重视程度不足,并且具有较强的随意性,这在很大程度上导致资料室工作人员结构不科学。具体来讲,一方面资料室工作人员缺乏,部分人员还是兼职性质,这就导致其在完成大量工作任务之后,抽出相应时间来开展更深层次的信息服务。另一方面,资料室工作人员的专业水平不足,缺乏精通计算机技术及网络技术的工作人员,难以开展更加高效的信息服务。这种不合理的人员结构,使得高校资料室的真正功能难以充分发挥出来。 
  2.3各部门资料室缺乏联系 
  高校内部各部门资料室之间缺乏有效的联系,没有建立统一的协调机制,难以达到不同部门间的资源共享目的,在很大程度上削弱资料室的信息服务功能,从而导致网络环境下的不同部门间的信息服务共享与合作难以开展[2]。 
  2.4服务观念相对落后 
  首先,近年来,各个行业领域不断深入落实“以人为本、服务至上”的服务理念,高校资料室高度重视服务方面,一些资料室相继设置信息咨询及文献传递等相关服务,并在网络平台中开设相应的服务专栏。但受过去工作观念的束缚,资料室管理人员在具体工作过程中依然难以意识到服务的重要作用,最终对资料室的信息服务质量产生不良的影响。 
  其次,在当前的网络环境下,高校资料室开展信息服务并不仅仅是将信息传递给用户,还要积极深入各个学科及用户群体中,充分把握广大用户的实际信息需要,以及用户信息行为的变化,从而为用户提供具有较强针对性的个性化服务内容。但当前国内高校资料室的信息服务水平相对较低,仅仅侧重为广大师生提供统一信息服务即信息产品等共性内容,而让用户自行辨别和选择信息内容,忽视其个性内容,这种不合理的信息服务意识对资料室信息服务的正常开展有负面影响。 
  2.5信息化水平有待提升 
  在互联网时代背景下,文献信息服務方式与手段都出现重大改变,社会大众不再仅仅依赖纸质文献资源,各企事业单位及个人都能将相关信息传送到网络中,也能有效利用网络信息资源进行信息服务,同时与以往的资料室争夺信息资源及其用户,网络环境下,高校内部传统资料室遭遇挑战[3]。与此同时,计算机技术及信息技术的不断发展与普遍,促使各种类型的电子读物及数据库不断产生。在这种情况下高校资料室以往所承担的文献保障及信息服务等功能,已经能够由读者自行完成,资料室以往所拥有的优势逐步消失。
  3.网络环境下高校资料室科学管理与信息服务的策略 
  3.1建立健全资料员管理机制 
  高校资料室的管理工作可充分借鉴图书馆的学科资料员管理模式,该模式是图书馆服务的新举措,属于图书馆读者服务的进一步延伸,现阶段被世界各大高校普遍应用。学科资料员不仅要具备较强学科专业能力,还要充分了解资料室的各项服务流程,熟练把握对口学科的网络信息资源,为高校内部读者提供更深层次的文献信息服务。 
  在网络环境下,高校资料室资料管理人员的职责主要包括以下几个方面:第一点,建立健全学科专业师生联系档案。第二點,全面掌握专业教师的教学及教研情况。第三点,合理评估、购置与整合学科专业相关的数字文献资源。第四点,建立学科专业资料室网页,并定期进行维护。第五点,对高校内部读者进行检索技能培训,等等。 
  3.2有效增强学生的文献检索能力 
  高校内部读者的信息素质在一定程度上会影响到其自身的学习和科研等方面。信息素质的学科整合式教学主要目的是培养读者的专业文献利用能力,这是信息素质教育的主要发展方向。基于此,高校资料室可通过不断增强资料管理人员的教学及专业能力,在专业知识的基础上开设文献检索课程,从而有效整合文献检索、信息素质教育及专业课程。高校资料管理人员可从学科专业特点出发,及时补充文献检索课程的教学内容,构建一套具有较强针对性且教学内容及形式与学科专业特点相一致的文献检索模式。 
  文献检索属于一种具有较强实践性的课程,上机上网实习是其中非常重要的一环,只有不断进行上机实习,方可确保高校文献检索课程教学的质量。在条件允许的情况下,高校资料室可利用校内电子阅览室及文献检索室等,积极进行文献检索课教学,为学生上机实习提供充足机会,并对其及时合理地指导。同时,还要重视对学生反馈意见的收集,以不断增加其检索知识,进一步增强学生的文献检索能力,进而全面提升他们的信息素质。 
  3.3提供专业信息导航服务 
  为有效满足高校教育教学及科研需要,高校资料室不但要进一步增加电子文献资源的采集与收藏数量,还要对互联网上的各种学科资源进行搜集和整理。学科信息导航服务是用于搜集与整理网络信息资源的有效手段,并在此基础上对搜集整理后的电子文献资源进行简要的内容概述。同时学科信息导航服务还能建立目录式的组织体系、动态链接及检索平台,将其发布到网络平台上,为广大用户提供网络学科信息资源导引及检索导航等方面服务。 
  与此同时,高校资料室还应从院系教学、科研及学科建设的实际需要出发,积极构建重点学科导航数据库,全面收集和整理网络中与学科专业相关的研究进展报告及电子期刊论文等资源。而资料管理人员必须具备相应的专业知识及文检技术,充分搜集并有效筛选网络中具有一定价值的各方面学科信息资源,尤其要高度重视对获取资源、灰色文献、专业数字图书馆等信息源的发掘与整理工作,为读者们提供相应的快速浏览与查询等服务,从而通过信息导航的充分运用,为高校师生提供良好的服务。 
  3.4提供联合参考咨询服务 
  高校资料室是高校内部层级最低的图书资料室,具有非常强的专业性,资料管理人员对学科专业信息的了解最为充分,与专业教师和学生的联系最为密切,因此为教师与学生提供的服务最为直接,专业性最强[4]。 
  随着网络技术的不断发展,信息科学取得进步,现阶段参考咨询的形式和内容也在此基础上出现变化,以往面对面、电话及书信等参考咨询方式,已经逐步转变为QQ对话、微信对话及视频对话等在线互动及可视性咨询等各种数字参考咨询形式,这种咨询形式的变化,为高校内部各院系之间及各院系与校内图书馆之间的联合参考咨询服务提供便利。如果此类联合参考咨询形式得以建立,不仅能有效发挥各个文献服务部门的信息资源优势,防止发生重复的资源建设,还能促使各个学科之间及各个专业领域之间实现有效互补,从而为高校师生们提供不同层次、不同角度的参考咨询服务。 
  目前部分高校资料室在文献信息服务方面都相继提供了参考咨询服务,例如采用电话、电子邮件及当面咨询等方式为高校师生解难答疑。但仅凭高校资料室独自开展参考咨询服务,其能力明显不足。所以,高校资料室可借助校内图书馆构建的网络参考咨询平台,实现联合参考咨询服务。 
  3.5构建专业特色数据库 
  高校资料室与校内图书馆存在一定差异,资料室内的文献资料针对性较强,其所购置的图书具有较强的专业性。高校资料室应以统一管理、科学论证及防止重复为前提,积极构建自身的专题特色数据库。不仅要开发文献书目、学位论文及科技成果等相关数据库,还要对重点学科研究方向、科研教改课题及专业人士的学术报告等各种信息资源进行充分收集和整理,以打造具有院系自身特色的资料体系。各个具有专业特色的数字信息资源库的建立,不仅能为本专业读者提供有效服务,还能为其他专业及其他院校的师生提供相应的服务。尤其是利用网络平台,更能充分发挥资料室的专业数据库资源的重要作用,此类特色数据库的构建,会在很大程度上提高资料室在高校文献信息服务中的地位。 
  3.6实现文献资料的共建共享 
  第一,合作进行资源开发规划的制定。高校资料室可积极协调校内图书馆,以共同制定资源开发规划,在图书以及期刊等文献资源的采购方面进行合作。对于文献资源的配置方面,高校资料室可侧重于收藏教学教研方面所需的专业文献资料,而校内图书馆则可侧重于普通的专业文献资料,并促使高校图书馆与资料室内所藏专业文献能够实现互补,进而保证专业文献的系统性和全面性[5]。与此同时,高校还应注意防止出现重复建设,以避免资金浪费现象的发生。由于高校在文献资源的采购开发等方面的经费投入有限,在资料室与图书馆合作基础上进行校内文献资源共享,是一种相对简单并且具有一定经济性的良好方式。 
  第二,合作进行数据库资源的采购与建设。随着信息化技术及互联网技术的发展和应用,当前各大高校不断加强数字图书馆建设,而其在数字文献资源购置方面的投入不断增加,较高的购置成本在很大程度上加重高校资料室及图书馆的负担。同时一些高校各院系资料室的专业人员对数字文献资源的需求较为迫切,这需要相应的经费支持。为有效解决高校资料室经费问题,资料室应加强与校内图书馆的联系,共同购置所需数字文献资源,从而有效降低文献资源采购成本。 
  第三,加快推进资料室图书数字化。书目信息共享是高校资料室与图书馆实现资源共享的基本前提,高校图书馆可积极组织专业人员对各院系资料室藏书书目进行数字化统编,以有效规范各资料室的文献信息资源,同时将其纳入校内公共文献检索系统,以实现跨库检索功能,从而为读者网络检索和查询高校全部资料室馆藏资源提供便利,并在资料室文献的基础上建立合理的借阅制度,进而实现资料室与图书馆资源的真正共享。 
  4.结语 
  高校资料室是高校图书馆功能的进一步延伸,对高校的日常教育教研工作有非常重要的影响。因此,各个高校应充分了解网络环境下高校资料室服务的变化情况,深刻认知高校资料室管理与服务中存在的问题,加强资料室与校内图书馆在信息服务方面的合作,构建具有专业特色的数据库,开展学科信息导航及联合参考咨询等多种服务,同时建立健全资料员管理机制,有效增强学术文献检索能力,从而促进高校资料室管理及信息服务水平的不断提高。 
  参考文献: 
  [1]娜敏.高校院系专业资料室建设的发展对策[J].内蒙古师范大学学报(教育科学版),2016,29(5):158-161. 
  [2]关凤麟.普通高校院系资料室建设现状的思考[J].山西大同大学学报(社会科学版),2017,31(4):110-112. 
  [3]任春梅.高校图书馆与院系图书资料室搭建网络信息服务平台的必要性[J].内蒙古师大学报(哲社汉文版),2016,45(1):165-167. 
  [4]杨季.信息时代高校院系资料室的管理与建设研究[J].科技创新导报,2017,14(1):138-139. 
  [5]侯进.图书资料的科学化管理途径[J].中国管理信息化,2016,19(15):179-180.


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